Basic archival terms

Archív - inštitúcia, ktorá preberá, ochraňuje, odborne spracúva a sprístupňuje archívne fondy, archívne zbierky a archívne dokument;. - budova, alebo časť budovy v ktorej sú uložené archívne fondy a dokumenty, nesprávne sa archívom označuje aj budova, alebo časť budovy v ktorej je uložená registratúra. - archívny fond, alebo súbor archívnych fondov (používa sa najmä na označenie súboru archívnych fondov rodov).

Archivár - odborník, ktorý ovláda princípy a metódy získania, ochrany, správy, spracovania a využívania archívnych fondov a dokumentov a tieto poznatky uplatňuje v praxi.

Archivistika - archívna veda, jej predmetom sú archívne dokumenty, archívne fondy a archívy. Jej súčasťou je archívna teória, archívne dejiny, archívne právo, archívna technika a správa archívov.

Archivita - základný znak archívneho dokumentu. Skladá sa z archívnej hodnoty, archívnej zrelosti a archívnej príslušnosti.

Archívnictvo - osobitný systém archívnych inštitúcií, archívnych fondov a archívnych dokumentov, ktoré podľa poznatkov vedeckej disciplíny archivistiky organizujú, spravujú, sprístupňujú, ochraňujú a umožňujú využívať profesionálne pripravení odborníci.

 Archívna pomôcka - je súbor záznamov o archíve, archívnom fonde, archívnej zbierke alebo ich časti, vyhotovený s cieľom umožniť prístup k informáciám ktoré obsahujú. Archívne pomôcky sa delia na syntetické a analytické. Syntetické archívne pomôcky poskytujú súhrnné informácie o archívoch, archívnych fondoch a zbierkach. Patria medzi ne - sprievodca po archívnych fondoch, opis a rozbor archívnych fondov. Analytické archívne pomôcky poskytujú podrobné, čiže analytické informácie o archívnych dokumentoch. Patria medzi ne inventár,  katalóg a generálny register.

Archívna zbierka - zberateľskou činnosťou vytvorený umelý súbor formálne či vecne príbuzných archívnych dokumentov, ktorých súvislosť s pôvodným archívnym fondom sa už nedá obnoviť.

Archívny dokument - záznam vyznačujúci sa historicko-dokumentárnou hodnotou, jedinečnosťou, provenienciou a archivitou.

Archívny fond - organický súbor archívnych dokumentov vzniknutých a sústredených z činnosti jednej právnickej alebo fyzickej osoby, sformovaný, sprístupnený, spravovaný, chránený a využívaný v archíve.

Bádateľňa - prevádzkový priestor archívu, určený na nazeranie a štúdium archívnych dokumentov.

Bádateľský list - formulár, ktorý vypĺňa bádateľ, ktorý chce študovať alebo nazerať do archívnych dokumentov. Slúži pre evidenčné účely archívu.

Bádateľský poriadok - interný predpis archívu, opierajúci sa o všeobecne záväzné právne normy, stanovuje podmienky prístupu k archívnym dokumentom.

Biologickí škodcovia - súhrnný názov na označenie mikroorganizmov, hmyzu a hlodavcov, ktoré sa podieľajú na poškodzovaní a znehodnocovaní archívnych dokumentov.

Čiastkový inventár - archívna pomôcka, vypracovaná k časti archívneho fondu.

Čítací prístroj - zariadenie na čítanie zväčšených mikrozáznamov, premietnutých na odrazovú premietaciu plochu alebo prestupné tienidlo. V archíve sa najčastejšie využíva čítací prístroj na mikrofilm.

Deacidifikácia - konzervačný proces, pri ktorom prebieha chemická reakcia slabých alkálií vo vodnom alebo nevodnom prostredí s kyselinami prítomnými v papieri. Jeho cieľom je neutralizácia kyselín a vytvorenie tzv. alkalickej rezervy.

Degradácia - súhrn všetkých fyzikálnych, chemických , mikrobiologických a iných procesov, mechanizmov a reakcií, ktoré spôsobujú poškodenie, stratu celistvosti a mechanických vlastností archívnych dokumentov.

Degradačné faktory - fyzikálne, chemické, mikrobiologické či iné faktory, ktoré spôsobujú alebo urýchľujú proces degradácie archívnych dokumentov. Obyčajne ich delíme na vonkajšie ( teplo, vlhkosť, svetlo, kontaminovaná atmosféra, mikroorganizmy, atď. ) a vnútorné (chemická podstata materiálov, dôsledky technológie výroby a prípravy materiálov, atď.).

Diapozitív - fotografický pozitívny obraz určený na premietanie alebo na pozeranie proti svetlu.

Digitalizácia - konverzia textového, grafického, zvukového či obrazového dokumentu do binárne zakódovaného formátu, čiže reťazca jednotiek a núl, ktoré je možné fyzicky zaznamenať na pamäťové médium (počítačové disky, optické disky, ROM, a pod.).

Dočasný inventár - archívna pomôcka vypracovaná k neuzavretým fondom.

Dokument - informačný prameň pozostávajúci z hmotného nosiča informácií a množiny informácií naň zaznamenaných vo formálnom a obsahovom usporiadaní.

Dokumentárna hodnota - vlastnosť vypovedať o niečom, o nejakej udalosti o nejakom jave.

Duplikát - kontaktná kópia záznamu.

Edícia prameňov - publikácia sprístupňujúca text archívnych dokumentov v plnom znení, doplnená kritickým hodnotením a poznámkovým aparátom.

Elench - starší zoznam písomností vyhotovený pôvodcom registratúry pre vyhľadávanie.

Evidencia - systematicky vedené alebo usporiadané záznamy o určitých sledovaných údajoch.

Evidenčný list archívneho fondu - je jednotne vedený formulár, na ktorom sú zaznamenané základné údaje o množstve a zložení archívneho fondu alebo zbierky. Evidenčný list archívneho fondu vedie kompetenčne príslušný archív. Jeden exemplár evidenčného listu sa zakladá do ústrednej evidencie jednotného archívneho fondu Slovenskej republiky na Ministerstve vnútra - na odbore archívnictva a spisovej služby.

Fascikel - úložná jednotka pre záznamy, spravidla menšia ako škatuľa.

Faksimile - vzhľadom, veľkosťou a obsahom zhodná napodobnenina pôvodného archívneho dokumentu.

Falzum - nepôvodný dokument obsahovo i formálne sčasti či úplne odlišný od prvotnej pôvodiny buď jej pozmenením, alebo novým vyhotovením s úmyslom podvodne predstierať originál. Okrem zavádzajúcich môže obsahovať i pravdivé informácie.

Film - citlivý materiál zložený z pružnej priestupnej podložky a jednej alebo niekoľkých citlivých vrstiev, má formu zvitku alebo listu. V archíve nosič záznamu s archívnou hodnotou.

Fotografia - záznam obrazu, vyhotovený využívaním účinku svetla na soli halogenidov striebra. V archíve nosič záznamu s archívnou hodnotou.

Fotokópia - kópia vyhotovená fotografickým kopírovaním a čitateľná bez zväčšenia; - zväčšenina z mikrozáznamu na fotografickom papieri.

Generálny register - archívna pomôcka, poskytujúca prehľad o obsahu všetkých archívnych súborov jedného archívu.

Heuristika - zhromaždenie odbornej literatúry, prameňov k určitej téme. Archívy takúto činnosť smerom k verejnosti nevykonávajú.

Historická hodnota - vlastnosť vypovedať o minulosti, napomáhať pri pochopení predchádzajúcich javov a udalosti.

Chronologicko - numerické usporiadanie - systematizácia spisov v rámci archívneho fondu podľa časového sledu a číselného poradia.

Index - pomocná kniha k podaciemu denníku, ktorá obsahuje abecedne usporiadané heslá z podacieho denníka.

Inventár - archívna pomôcka obsahujúca súpis inventárnych jednotiek archívneho fondu. Má pevnú štruktúru. Titulný list obsahuje názov archívu a pracovníka, ktorý archívny fond spracoval, názov archívneho fondu, časové rozpätie fondu a druh pomôcky. V úvode poskytuje informácie o pôvodcovi archívneho fondu, o vývoji, dejinách a obsahu fondu, jeho archívnu charakteristiku a protokolárny záznam o vypracovaní archívnej pomôcky. Za úvodom nasleduje súpis inventárnych jednotiek. Pomocný aparát sa skladá zo zoznamu skratiek, z registrov a z obsahu. Záver inventára tvorí tiráž, ktorá obsahuje okrem údajov uvedených na titulnej strane údaje o počte strán inventára, o počte vyhotovených exemplárov a meno a dátum schválenia inventára. Inventár môže byť čiastkový, dočasný, skupinový a združený. Čiastkový inventár sa vyhotovuje len k časti archívneho fondu. Dočasný inventár sa vyhotovuje k neuzavretým fondom. Skupinový inventár sa vyhotovuje k archívnym fondom, ktorých pôvodcovia mali podobnú kompetenciu. Združený inventár sa vyhotovuje k fondom, ktorých pôvodcovia mali totožnú kompetenciu.

Inventárna jednotka - počas spracovania archívneho fondu vytvorený organický celok archívnych dokumentov, ktorý je opísaný v inventári archívneho fondu. Okrem informácii nevyhnutných pre prístup k archívnym dokumentom má aj internú evidenčnú funkciu v archíve.

Inventárne číslo - poradové číslo určujúce miesto inventárnej jednotky v archívnom fonde a v jeho opise v inventári.

Inventárny súpis - hlavná časť inventára obsahujúca súpis inventárnych jednotiek.

Katalóg - archívna pomôcka, obsahujúca podrobný opis katalogizačných jednotiek. Katalóg sa môže vypracovať na úrovni fondu, archívu alebo aj na úrovni viacerých archívov. Na úrovni fondu môže byť systematický alebo tematický. Na úrovni viacerých archívov sa vyhotovuje len tematický katalóg. Tematický katalóg sprístupňuje obsah všetkých dokumentov fondu alebo archívu prípadne viacerých archívov ktoré sa vzťahujú na určitú tému alebo tematickú oblasť. Systematický katalóg sprístupňuje všetky archívne dokumenty fondu či časti fondu. Systematický katalóg vyhotovený z úradnej, prípadne z účtovnej knihy obsahuje súpis všetkých záznamov v nich zapísaných. Katalóg sa vyhotovuje podobne ako inventár najmä v knižnej forme a má pevnú štruktúru, ktorá je takmer totožná so štruktúrou inventára, len namiesto inventárneho súpisu, katalóg obsahuje súpis katalogizačných jednotiek.

Katalogizačná jednotka - najnižšia archívna jednotka, opísaná v katalógu, spravidla jeden archívny dokument, listina, spis, mapa, plán, fotografia alebo jeden záznam v úradnej knihe.

Kartón - tuhý papier plošnej hmotnosti spravidla od 150 g/m˛.

Kniha - diplomatická kategória archívneho dokumentu. - súbor postupne vedených záznamov pevne spojených ( pomocná kniha, úradná kniha).

Knižná väzba - spojenie knižného bloku s knižnými doskami alebo obálkou: vonkajší, niekedy ozdobný obal okolo knižného bloku, ktorý ho spája do jedného celku.

Knižné dosky - vonkajší obal knižného bloku zhotovený z prírezov a chrbátika: dosky sa poťahujú papierom, plátnom, kožou alebo iným materiálom.

Knižný blok - zošitý alebo zglejený zväzok listov, ktorý sa pri strojovej väzbe zavesí do osobitne zhotovených knižných dosiek alebo pri ručnej väzbe sa ďalej spracováva na viazanú knihu.

Knižný fond - súbor všetkých kníh uložených a spravovaných knižnicou archívu.

Konzervovanie - súhrn postupov, techník a prostriedkov zameraných na zachovanie obsahu a formy archívnych dokumentov a zamedzenie alebo minimalizáciu účinkov procesov spôsobujúcich ich znehodnotenie a degradáciu.

Kompaktný disk - médium s laserovým zápisom nemenných štruktúr údajov vytvorených pri výrobe disku: je určený najmä pre audiovizuálne účely.

Konkordačný zoznam - zoznam uvádzajúci pôvodné (alebo staršie) a nové signatúry záznamov, spravidla sa vyhotovuje pri zmene pôvodného usporiadania záznamov.

Kópia - výrobok zhotovený diazografickým, elektrografickým, fotografickým, termografickým alebo kyanografickým kopírovaním a čitateľný bez zväčšenia; - s pomocou prístrojov vyhotovený aj vizuálne totožný obraz dokumentu, ktorý je čitateľný bez prístrojov.

Krehnutie - zmena mechanických vlastností (najmä zníženie ohybnosti a flexibility) pri starnutí, ktorá sa prejavuje zvýšenou lámavosťou až rozpadom materiálu (papiera).

Kyslý papier - papier, ktorý má hodnotu pH nižšiu ako 5,5.

Ladula - úložná jednotka pre písomnosti (vyskytuje sa v starších archívnych pomôckach).

Laminácia - odborný postup na spevnenie archívnych dokumentov; proces, pri ktorom sa poškodený dokument vloží medzi dve laminačné fólie, ktorých lepidlo je aktivované organickými rozpúšťadlami (laminácia za studena) alebo sa medzi fólie zataví pomocou tepla a tlaku (laminácia za tepla). Laminácia môže byť jednostranná a obojstranná.

Lehota uloženia - doba počas ktorej záznam je uložený v registratúre. Je určená registratúrnym plánom (predtým skartačná doba) .

Lepenka - papier plošnej hmotnosti obyčajne od 250 g/m², vyrobený spravidla spojením a zlisovaním za mokra niekoľkých prvotných vrstiev vlákien, prevažne rastlinných, vodou naplavených na sito a odvodnených. Podľa spôsobu výroby sa rozoznáva ručná a strojová lepenka.

List - jednoduché oznámenie o verejných alebo súkromných záležitostiach, ktoré zachováva určitú formu, ale nemá silu právneho svedectva; - diplomatická kategória archívnych dokumentov.

Listina - písomné svedectvo o právnom konaní, zachovávajúce formálne záležitosti, ktoré mu dávajú právnu silu a trvalú záväznosť; - diplomatická kategória archívnych dokumentov.

Lokačný prehľad - interná archívna pomôcka o uložení archívnych fondov. Okrem evidenčného účelu, má slúžiť ako pomôcka pre ochranu archívnych dokumentov.

Manipulačné obdobie - časový úsek v ktorom evidovanie, vybavovanie a ukladanie záznamov vykonávala pôvodca rovnakým spôsobom.

Manipulačný systém - spôsob evidencie, vybavovania, ukladania záznamov u pôvodcu.

Mapa - grafický záznam zemského povrchu v zmenšenom pomere 1: 1330 a menšom.

Mikrofilm - mikrografické médium na priehľadnej podložke vo forme zvitku.

Mikrofiš - mikrografické médium vo forme listu na priehľadnej podložke s mikrozáznammi usporiadanými v sieti.

Multiplikát - záznam vyhotovený pomocou rozmnožovacieho prístroja

Názov fondu - spravidla posledné slovné označenie pôvodcu archívneho fondu prípadne dodatočne vytvorené výstižné označenie pôvodcu archívnych dokumentov.

Nečlenená séria - záznamy usporiadané podľa časovej následnosti a číselného poradia.

Neoverený odpis - je doslovne prepísaný záznam, bez overovacej doložky .

Nepravé priora - záznamy, pochádzajúce od právneho predchodcu, ktoré neboli zaevidované v registratúre nástupcu, a v určitom období slúžili len ako pomocný materiál pri vybavovaní agendy.

Negatív - obrazový záznam, na ktorom farby zobrazujúce predlohu, majú opačnú polaritu než akú majú farby predlôh.

Odborná archívna prehliadka - kontrola vyraďovania záznamov u pôvodcu alebo u jeho právneho nástupcu príslušným archívom.

Odpis - je doslovne prepísaný záznam.

Opis fondu - archívna pomôcka, ktorá obsahuje základné informácie o archívnom fonde, jeho štruktúre, obsahu, stavu, rozsahu, stupňa spracovania. Opis fondu poskytuje základné údaje aj o jeho pôvodcovi.

Originál - prvé vyhotovenie záznamu.

Osobný fond - typ archívneho fondu vytvorený z písomných a iných dokumentov pochádzajúcich z činnosti fyzickej osoby.

Overený odpis -doslovne prepísaný záznam doplnený osvedčovacou doložkou (archívu).

Papier - materiál slúžiaci ako nosič informácií, používaný na území Slovenska od 14. storočia. - v širšom slova zmysle rovnomerná vrstva vlákien, prevažne rastlinných, vodou naplavených na sito, splstených a odvodnených: podľa plošnej hmotnosti sa rozoznáva papier, kartón a lepenka; - v užšom slova zmysle výrobok spravidla plošnej hmotnosti pod 150 g/m².

Pergamen - priehľadný alebo nepriehľadný materiál vyrobený z kože zvierat slúžiaci spravidla ako nosič informácií. Rôzne typy pergamenov sa líšia východzou surovinou, technológiou výroby a úpravou povrchu.

Pertinencia - vlastnosť archívneho dokumentu o niečom vypovedať, na niečo sa vzťahovať. Každý archívny dokument môže sa vzťahovať na niekoľko vecí, preto archívny dokument môže mať rôznu pertinenciu.

Pertinenčný princíp - zásada usporadúvania archívnych dokumentov podľa obsahu, podľa vecnosti archívnych dokumentov.

pH ceruzka - indikátor určený na orientačné stanovenie povrchového pH papiera.

Písomnosť - v  užšom slova zmysle - písomne zaznamenaná informácia; - v širšom slova zmysle - súhrnný názov na všetky záznamy, bez ohľadu na nosič informácií ( písomné, zvukové, obrazové a iné dokumenty).

Plán - náčrt slúžiaci na vyhotovenie stavebného diela, budovy, nábytku, stroja, nástroja.

Podací denník - pôvodcom systematicky vedená kniha o prijatí a vybavovaní záznamov (nová terminológia namiesto tohto pojmu používa pojem registratúrny denník, v staršej terminológií aj protokol)

Podanie - záznam, zaevidovaný v podacom denníku, súčasť registratúry.

Podateľňa - pracovisko pre príjem, evidenciu a spravidla aj expedíciu písomností.

Pomocná kniha - v užšom slova zmysle: v knižnej forme vedené (alebo dodatočne do knižnej formy upravené), vopred presne stanovené údaje o záznamoch pôvodcu za určité, spravidla ročné obdobie (registratúrny denník a registre k nim, radové knihy); v širšom slova zmysle všetky súbory záznamov, napomáhajúcich spätné vyhľadávanie písomnosti pôvodcu ( napr. elenchy).

Potvrdenie - je písomná informácia o požadovanom údaji prípadne o požadovanej skutočnosti.

Pozitív - obrazový záznam, na ktorom farby zobrazujúce predlohu majú rovnakú polaritu ako majú farby predlohy.

Pôvodca archívneho fondu, zbierky - právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vznikla registratúra, ktorá prácou archivára bola pretvorená na archívny fond.

Pravé priora - záznamy cudzej proveniencie, pripájané k novému spisu pri vybavovaní tej istej veci.

Preberanie archívnych dokumentov - jedna zo základných činností archívu, cieľom ktorej je ochrana, spracovanie a umožnenie prístupu ku kultúrnemu dedičstvu.

Preberací protokol - právny dokument o prevzatí archívnych dokumentov do trvalej úschovy archívu, má vymedzený obsah a formu.

Preberací zoznam - príloha preberacieho protokolu, obsahujúca súpis archívnych dokumentov odovzdaných archívu.

Predarchívna starostlivosť - súhrn odborných činností zameraných na sformovanie a hodnotenie registratúry, vykonávaných správcom registratúry a metodicky usmernených a kontrolovaných príslušným archívom. Jej účelom je zachovanie archívnych dokumentov.

Preventívna ochrana archívnych dokumentov - súhrn činností zameraných na zamedzenie alebo minimalizáciu účinkov degradačných faktorov a procesov spôsobujúcich znehodnocovanie a degradáciu archívnych dokumentov.

Prioračný lístok - záznam o vyberaní archívneho dokumentu z miesta uloženia a o jeho spätnom zaradení na pôvodné miesto. Vyhotovuje sa na predtlači a slúži na evidovanie pohybu archívneho dokumentu najmä medzi miestom jeho uloženia a badateľňou.

Prírastková kniha archívu - súbor záznamov vedený archívom v knižnej forme o prevzatých archívnych fondoch, archívnych zbierkach alebo archívnych dokumentoch. Slúži na interné evidenčné účely archívu a archívneho dedičstva Slovenskej republiky.

Prírastkový zoznam archívnej knižnice - súbor záznamov vedených v knižnej forme o prírastkoch knižničného fondu archívu.

Príručná registratúra - miesto na dočasné uloženie záznamov pôvodcu (v staršej terminológií často aj príručná spisovňa).

Projekt spracovania archívneho fondu – elaborát, vypracovaný archivárom pred spracovaním archívneho fondu ( prípadne jej časti). Na základe analýzy  činnosti pôvodcu a jej správy registratúry v ňom archivár navrhne spôsob a formu spracovania a sprístupnenia archívneho fondu.

Protokol - záznam o úradnom konaní; - v staršej terminológií názov pre registratúrny alebo podací denník.

Protokol o kontrole - záznam vyhotovený archívom pri zistení závažných nedostatkov v správe registratúry, ukladá opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov.

Proveniencia - vlastnosť archívneho dokumentu byť organickou súčasťou niečoho, vlastnosť archívneho dokumentu tvoriť súčasť archívneho fondu.

Provenienčný princíp - zásada usporiadania archívnych dokumentov podľa pôvodcov so zachovaním organických vzťahov medzi jednotlivými archívnymi dokumentmi, ktoré tvoria archívny fond. Je základným princípom pre usporiadanie archívnych fondov a dokumentov, ktorý sa postupne rozšíril od konca 19. storočia v Európe a na celom svete. Má niekoľko modifikácií. Najznámejšie sú prísny provenienčný princíp a ohybný, čiže voľný provenienčný princíp. Prísny provenienčný princíp zakotvuje, že archívne dokumenty musia zachovať svoje pôvodné miesto, ktoré získali ešte v registratúrnom štádiu u pôvodcu. Voľný provenienčný princíp zakotvuje zásadu, že pôvodné miesto archívnych dokumentov je možné zmeniť len vo vnútri určitého organického celku. Základným celkom pritom musí zostať archívny fond.

Radová kniha - pomocná kniha pre vyhľadávanie spisov vedených pôvodcami archívnych fondov najmä v prvej polovici 20. storočia.

Regest - stručný, výstižný obsah archívneho dokumentu alebo archívnych dokumentov tvoriacich jednu inventárnu alebo katalogizačnú jednotku.

Register - súčasť pomocného aparátu archívnej pomôcky, abecedný prehľad mien osôb, zemepisných názvov ako aj vecí, ktoré sa vyskytujú v texte archívnej pomôcky.

Registratúra - súbor všetkých záznamov vzniknutých činnosťou pôvodcu.

Registratúrna pomôcka - súbor záznamov o registratúre alebo jej časti.

Registratúrne miesto - časť budovy, miestnosť na uloženie záznamov vzniknutých činnosťou pôvodcu.

Registratúrny denník - v časovej a číselnej následnosti vedená evidencia doručených a odoslaných záznamov jedného pôvodcu za jeden kalendárny rok. Obsahuje údaje o prijímaní, vybavovaní a uložení záznamov v registratúre.

Registratúrny plán - časť registratúrneho poriadku určujúca miesto záznamu podľa vecnosti, obsahu v registratúre, systematicky radený zoznam kódov určuje registratúrnu značku (spravidla kód pozostávajúci z veľkých písmen a čísiel) pre určitú vecnú skupinu záznamov.

Registratúrny poriadok - interná norma právnickej osoby na evidovanie, ukladanie a vyraďovanie záznamov doručených a vzniknutých z činnosti pôvodcu.

Registratúrny znak - kód určujúci miesto záznamu podľa jeho obsahu v registratúre.

Relatívna vlhkosť (vzduchu) - pomer množstva vodných pár obsiahnutých v jednotkovom objeme vzduchu za danej teploty a tlaku k množstvu vodných pár, ktoré treba na nasýtenie toho istého objemu vzduchu pri rovnakej teplote a tlaku. Udáva sa v %. - Pri úschove archívnych dokumentov z pergamenu a papiera sa doporučuje pri teplote 18±2^oC relatívna vlhkosť vzduchu 55±5%, pri farebných fotografiách pri teplote 5±1^oC 35± 5%, pri čierno-bielych fotografiách pri teplote 12±1^oC 35± 5%, pre farebný filmový materiál pri teplote -5^oC 30-50% .

Reprodukcia - postup zameraný na zhotovenie média s inou technologickou funkciou ako jeho predloha.

Reprografia - technologický odbor, ktorý využíva zobrazovacie, najmä grafické techniky, techniky strojového spracovania údajov, techniky prenosu údajov a ďalšie techniky na rozmnožovanie opticky využiteľných médií, ich prevod do inej formy, prípadne na strojovú prácu s nimi pre oznamovanie informácií v pracovných sústavách.

Rešerš - na základe písomnej žiadosti archívom spracované tematicky údaje z archívnych dokumentov pre súkromné alebo iné účely (poplatky za vyhotovenie archívnych rešerší stanovuje usmernenie Ministerstva vnútra SR – odboru archívnictva a spisovej služby č. SVS-204-2001/00016).

Reštaurovanie archívnych dokumentov - súhrn pracovných postupov, techník a prostriedkov zameraných na zlepšenie fyzického stavu, mechanických vlastností, opätovné zabezpečenie funkčnosti a ďalšej využívateľnosti dokumentov, v krajnom prípade na rekonštrukciu pôvodného stavu. Reštaurovanie je sprevádzané konzervovaním.

Rozbor archívneho fondu - je syntetická archívna pomôcka, ktorá podáva komplexný pohľad na archívny fond, zameraným na pochopenie a vedecké využitie jeho dokumentárnej hodnoty.

Signatúra - symbol, vyjadrujúci umiestnenie archívneho dokumentu vo fonde.

Skartácia - správne vyraďovanie, proces pri ktorom sa oddeľujú záznamy s trvalou hodnotou od záznamov, ktoré takúto hodnotu nemajú.

Skartačná lehota - správne lehota uloženia, doba po ktorú sa záznam uchováva u pôvodcu.

Skartačné konanie - správne vyraďovacie konanie, proces hodnotenia záznamov u pôvodcu a jeho schválenie príslušným archívom.

Skartačné povolenie - písomný súhlas archívu daný predkladateľovi návrhu na vyradenie k zničeniu záznamov bez archívnej hodnoty.

Skartačný návrh - správne návrh na vyradenie záznamov z registratúry. Písomná žiadosť pôvodcu (jeho nástupcu prípadne likvidátora, správcu konkurznej podstaty) adresovaná príslušnému archívu o vykonaní odbornej archívnej prehliadky. Má formálne a obsahové náležitosti stanovené vyhláškou MV SSR č. 63/1975. Jeho prílohou sú skartačné zoznamy záznamov “A” charakteru a skartačné zoznamy záznamov “S” charakteru.

Skartačný poriadok - správne registratúrny poriadok, interná norma pôvodcu ktorá stanovuje podmienky a spôsob vykonania hodnotenia záznamov v registratúre.

Skartačný plán - časť registratúrneho poriadku, ktorá určuje hodnotu záznamov podľa ich obsahu, doby vzniku, pôvodcu alebo formálneho vyhotovenia.

Skartačný znak - správne znak hodnoty, - symbol vyjadrujúci archívnu hodnotu záznamu.

Skartačný zoznam - správne zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov, - systematicky a chronologicky usporiadaný súpis záznamov navrhnutých pôvodcom (jeho právnym nástupcom, likvidátorom, správcom konkurznej podstaty) na vyradenie z registratúry.

Skener - prístroj na snímanie a konverziu obrazu fyzickej predlohy do digitálneho formátu.

Skupinový inventár -archívna pomôcka vypracovaná z fondov, ktorých pôvodcovia mali príbuznú alebo podobnú kompetenciu.

Spis - súhrn záznamov, vytvorený pôvodcom pri vybavovaní jednej veci, záležitosti.

Spis o fonde - evidenčná pomôcka k archívnemu fondu alebo k registratúre, vedená archívom. Podáva stanovené údaje o pôvodcovi archívnych dokumentov.

Pri spracovaní archívneho fondu sa stáva jeho súčasťou.

Spisová služba - správne správa záznamov, systém stanovený právnickou osobou na zabezpečenie správy záznamov.

Spisová značka - starší názov pre registratúrnu značku.

Spisovňa - starší názov pre registratúrne miesto.

Spisový materiál - spoločný názov pre spisy a súboru pomocných kníh (na evidovanie záznamov) k nim vedených.

Spisový obal - spravidla dvojhárok do ktorého sa vkladajú záznamy, týkajúce sa jednej veci za jeden kalendárny rok.

Správa záznamov - systém stanovený právnickou osobou na evidovanie, vybavovanie, ukladanie a vyradenie záznamov z registratúry.

Sprievodca po archívnych fondoch - syntetická archívna pomôcka, poskytujúca základné informácie o fondoch archívu alebo archívov.

Spracovanie archívnych dokumentov - súhrnný názov pre identifikáciu, klasifikáciu, systematizáciu a  hodnotenie archívnych dokumentov. Proces premeny neorganickej alebo menej organickej masy záznamov prácou archivára na organický celok.

Sprístupnenie archívnych dokumentov – spoločný názov pre činnosti súvisiacich s vyhotovením archívnej pomôcky, umožňujúcej prístup k informáciám, ktoré obsahujú archívne dokumenty.

Stály papier - papier, ktorého vlastnosti sú špecifikované v norme STN ISO 9706; pri dlhodobom uchovávaní v knižniciach, archívoch a v inom chránenom prostredí málo alebo vôbec nemení vlastnosti ovplyvňujúce jeho používanie. (Medzi príklady používania patrí okrem iného čítanie dokumentu, jeho prehliadanie alebo kopírovanie za účelom jeho šírenia alebo prenosu do iných médií.)

Starnutie papiera - označenie na vnútorné a vonkajšie zmeny v papieri vyvolané vonkajšími vplyvmi i vlastnosťami samotného materiálu, ktoré pôsobia za určitú dobu (svetlo, teplo, vlhkosť, a pod.). Starnutie sa prejavuje zmenou farebného odtieňa, zmenami mechanických, fyzikálnych, chemických a elektrických vlastností.

Triedenie - zadeľovanie archívnych dokumentov do fondov.

Trvanlivý papier - pozri stály papier.

Úložná jednotka - technický prostriedok do ktorého sa ukladajú archívne dokumenty pri preberaní alebo pri spracovaní (najmä škatuľa, skriňa, zásuvka a pod.). V archívnych pomôckach sa vždy uvádza jej číselné označenie.

Usporadúvanie - systematické zoradenie archívnych dokumentov vo vnútri archívneho fondu, podľa vopred stanovenej schémy, ktorá je pôvodná alebo dodatočne vytvorená. Cieľom usporadúvania je umožniť pri zachovaní organických vzťahov medzi archívnymi dokumentmi prístup k informáciám, ktoré obsahujú.

Účty - záznamy vzniknuté z finančného hospodárenia pôvodcu.

Účtovná kniha - záznamy vzniknuté z finančného hospodárenia pôvodcu vedené v knižnej forme.

Účtovný záznam - novší výraz pre účtovný materiál.

Účtovný materiál - označenie pre súhrn účtov a účtovných kníh.

Úradná kniha - súbor postupne vedených záznamov v knižnej forme na úradné, právne, evidenčné a prevádzkové účely pôvodcu.

Ústredná spisovňa - správne registratúrne miesto.

Vákuový stôl - stôl s perforovanou pracovnou plochou vybavený odsávaním vzduchu. Odsávanie umožňuje fixáciu reštaurovaného materiálu k pracovnej ploche a následné využitie ďalších reštaurátorských metód.

Vlhkomer - prístroj určený na meranie relatívnej vlhkosti vzduchu. Základom merania sú zmeny fyzikálno-chemických vlastnosti niektorých materiálov, ku ktorým dochádza pri zmene množstva absorbovanej vlhkosti.

Vlhkosť vzduchu - množstvo vodných pár obsiahnutých vo vzduchu za daných podmienok.

Vnútorná skartácia - oddelenie záznamov trvalej hodnoty od záznamov, ktoré takúto hodnotu nemajú pri sformovaní a spracovaní archívneho fondu v archíve.

Vyraďovanie záznamov - proces, pri ktorom sa oddeľujú záznamy s trvalou hodnotou od záznamov, ktoré takúto hodnotu nemajú (staršie označenie - skartácia vyraďovanie).

Základné číslo - evidenčné číslo prvého záznamu v registratúrnom denníku pôvodcu v jednej veci v bežnom roku (v starších registratúrach môže byť aj číslo posledného podania).

Zápisnica o archívnej prehliadke- úradný záznam vyhotovený archívom po kontrole vyraďovania záznamov z registratúry, v ktorom sa stanovuje ďalší postup na odovzdávanie archívnych dokumentov do archívu.

Zápisnica z kontroly - záznam vyhotovený štátnym archívom o prejednaní nedostatkov zistených v správe registratúry pôvodcom.

Záznam - zaznamenaná informácia.

Záznam z kontroly - záznam vyhotovený štátnym archívom o kontrole správy záznamov.

Združený inventár - archívna pomôcka vypracovaná z  fondov, ktorých pôvodcovia mali rovnakú kompetenciu.

Značka fondu - symbol na identifikáciu archívneho fondu.

Zvitkový film - film navinutý na cievku alebo stredovku.

Žiadanka - predtlač, ktorú vyplňuje bádateľ, obsahuje identifikačné údaje o archívnom dokumente požadovanom na štúdium v bádateľni.

Žltnutie papiera - zmeny farebného odtieňa papiera spôsobené jeho starnutím.

Xerokópia - druh elektrografickej kópie, je zhotovená prenosným kopírovaním na necitlivý kopírovací materiál.