Oddelenie predarchívnej starostlivosti (OPS)

Činnosti, ktorými sa zaoberá oddelenie predarchívnej starostlivosti sa čiastočne vykonávali v archíve od jeho vzniku. V roku 1982 bolo zriadené samostatné oddelenie predarchívnej starostlivosti.

Náplň práce a kompetencie oddelenia sa opierajú o príslušné ustanovenia zákona NR SR č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a Vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z. z 29. októbra 2002, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Úlohy, ktoré oddelenie plní, sa týkajú týchto troch hlavných okruhov:

a) metodické usmerňovanie správy registratúry a archívnej činnosti orgánov a organizácií a vykonávanie štátneho odborného dozoru (§28 Zákona 395/2002 Z.z.);

b) preberanie archívnych dokumentov do trvalej archívnej úschovy po vyraďovacom konaní;

c) plnenie úloh medziarchívu.

Pracovníci oddelenia poskytujú metodickú pomoc na úseku predarchívnej starostlivosti ústredným orgánom a organizáciám štátnej moci a správy a iným právnickým osobám, ako sú projektové organizácie, ústavy a výskumné ústavy, priemyselné podniky, banky, poisťovne, vzdelávacie inštitúcie, zväzy a združenia, politické strany a hnutia, ako aj ďalším právnym subjektom, ktoré im určí MV SR.

Nevyhnutnou súčasťou práce oddelenia je poskytovanie inštruktáží, konzultácií a školení orientovaných na tvorbu registratúrnych poriadkov a plánov, archívnych a bádateľských poriadkov /pozri: Správa registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov u ich pôvodcov; KZT, a.s., Kukuričná 1, Bratislava, e-mail: kzt@kzt.sk/; a ich uvedenie do praxe, na problematiku formovania živej registratúry v registratúrnom stredisku pôvodcu, a na prípravu vyraďovacieho konania a odovzdania archívnych dokumentov do podnikového archívu alebo do Slovenského národného archívu.

Pôsobnosť oddelenia sa vzťahuje na viac ako 320 právnych subjektov, o ktorých archív vedie evidenciu formou spisu o fonde.

Úlohy medziarchívu plní oddelenie dočasne tým, že vykonáva starostlivosť o spisové súbory niektorých ústredných orgánov, úradov a inštitúcií z obdobia od roku 1969 (vrátane tých súborov, ktorých počiatočné dokumenty presahujú rok 1969). Ide o spisové súbory zaniknutých pôvodcov bez právnych nástupcov, prevažne pred uplynutím skartačných lehôt (Ústredný výbor Komunistickej strany Slovenska, Slovenský ústredný výbor Socialistického zväzu mládeže, generálne riaditeľstvá výrobno-hospodárskych jednotiek a pod.).

Oddelenie spravuje 139 písomných súborov (archívnych fondov a registratúr) v celkovom množstve 6 573,4 bm prevažne od roku 1969 po súčasnosť.

Archívne dokumenty uložené v oddelení sa bádateľom na štúdium predkladajú za podmienok stanovených v bádateľskom poriadku.

Najvyužívanejšie sú archívne dokumenty ÚV KSS (najmä zjazdy, plénum, predsedníctvo, sekretariát, tajomníci) - časť týchto dokumentov je sprístupnená informačno-evidenčnou pomôckou.