DRAFT INTERNATIONAL STANDARD ISO/DIS 11799

ISO/TC 46/SC 10

ISO (the International Organization for Standardization – Medzinárodná organizácia pre Normalizáciu) je svetovou federáciou národných normalizačných orgánov. Príprava medzinárodných noriem sa bežne vykonáva v ISO technických výboroch. Každý člen, ktorý sa zaujíma o daný subjekt, pre ktorý bol technický výbor založený, má právo byť reprezentovaný v tomto výbore. Medzinárodné organizácie, vládne a nevládne organizácie, sa v spolupráci s ISO tiež zúčastňujú na týchto prácach. ISO veľmi úzko spolupracuje s Medzinárodnou elektrotechnickou komisiou /the International Electrotechnical Commission/ (EC) vo všetkých záležitostiach týkajúcich sa elektrotechnickej normalizácie.

Medzinárodná norma ISO 11799 bola pripravená Technickým výborom IS/TC 46, Informatika a dokumentácia, Subvýborom SC 10, Fyzické uchovávanie dokumentov.

Návrhy medzinárodných noriem prijatých technickými výbormi sú rozoslané členským organizáciám na hlasovanie. Aby sa mohla nejaká norma prijať a publikovať ako medzinárodná norma ISO, musí byť schválená minimálne 75 % väčšinou rozhodujúcich hlasov.

Prílohy A, B a C sú len informačnými a netvoria integrálnu časť tejto normy.

Archívy a knižnice sú inštitúcie, ktoré boli vytvorené spoločnosťou, aby zhromažďovali, ochraňovali a sprístupňovali dokumenty určené na nahliadnutie/konzultáciu, priamym prezeraním alebo cez obrazovku, alebo - v prípade zvukových dokumentov – počúvaním.

Archívne a knižničné zbierky normálne obsahujú materiály širokej rozdielnosti formátov. Tieto sú hlavne na báze papiera – knihy, rukopisy, spisy, záznamy, mapy a grafické kolekcie, ale môžu tiež obsahovať pergamen, papyrus, film, fotografické materiály, audiovizuálne materiály, magnetické a optické médiá a strojovo čitateľné dokumenty. Všetky tieto materiály za ideálnych podmienok vyžadujú špecifické podmienky uloženia.

Písomnosti pre bežné používanie môžu vyžadovať iné podmienky uloženia ako dokumenty určené na dlhodobé alebo stále uloženie.

Táto Medzinárodná norma sa vzťahuje na dlhodobé uloženie archívnych a knižničných materiálov, berie však do úvahy aj to, že sa zároveň umožňuje aj využívanie týchto materiálov; z uvedených dôvodov je nevyhnutný istý kompromis medzi ideálnymi a reálnymi podmienkami dlhodobého uloženia.

V závislosti na podnebí a ekonomickej situácii krajiny je možno ťažko vytvárať a udržiavať ideálne podmienky pre dlhodobé uloženie archívnych a knižničných materiálov.

Čísla a množstvá udávané v odporúčaniach tejto medzinárodnej normy sú zamýšľané ako všeobecné medzinárodné informácie. Táto medzinárodná norma predstavuje niektoré fakty a všeobecné pravidlá, ktoré by sa mali brať do úvahy, ak sa projektuje a stavia nová účelová archívna budova, ak sa pre potreby archívu adaptuje stará budova postavená pôvodne na iné účely alebo ak sa účelová archívna budova rekonštruuje.

Táto medzinárodná norma špecifikuje charakteristiky účelových depotov používaných pre dlhodobé uloženie archívnych dokumentov a knižničných materiálov. Zaoberá sa lokalizáciou a konštrukciou budov, ako aj inštaláciami a zariadeniami, ktoré sa budú používať.

Táto medzinárodná norma sa vzťahuje na všetky archívne a knižničné materiály uložené v účelových všeobecných depotoch, kde môžu byť spoločne uložené rôzne druhy médií. Nevylučuje vytvorenie separátnych priestorov alebo oddelení v rámci jednotlivých depotov, kde by bolo možné vytvoriť podmienky vyhovujúce pre potreby špecifických archívnych materiálov. Špeciálne požiadavky na dlhodobé uloženie materiálov s čiastočne alebo celkom inou podložkou ako je papier – napríklad pergamen, fotografické dokumenty alebo strojovo čitateľné dokumenty – nie sú predmetom tejto normy.

V mnohých prípadoch národné alebo miestne predpisy môžu určovať detailne také záležitosti, ako je konštrukcia, zabezpečenie a bezpečnosť verejných budov a budov, v ktorých sú uložené cenné objekty (protipožiarne opatrenia, bezpečnostné východy, zabezpečenie proti zemetraseniu, krádeži, vlámaniu, teroristickým útokom a pod.), ako aj servis a ich profesionálne vybavenie. Táto medzinárodná norma sa preto nezaoberá detailne pravidlami a nariadeniami z týchto oblastí okrem tých prípadov, keď takéto odporúčania môžu byť dodatkom k uvedeným požiadavkám.

Norma nezahrňuje postupy manažmentu depotov.

všetky typy dokumentov uložené v archívoch a knižniciach, hlavne knihy, rukopisy, spisy, mapy, grafické zbierky a ostatné dokumenty na papieri, ale aj pergamene, papyruse, filmy, fotografické materiály, audiovizuálne záznamy, magnetické a optické médiá, ako aj knižné väzby a ochranný materiál.

zaznamenaná informácia alebo materiálový objekt, s ktorým sa môže nakladať ako s jednotkou v dokumentačnom procese.

uloženie materiálu s trvalou hodnotou na obdobie s nedefinovanou dĺžkou.

budova alebo miestnosť konštruovaná alebo zariadená a používaná špecificky a výlučne na dlhodobé uloženie archívnych a knižničných materiálov.

Miesto, kde sa nachádza archívna a/alebo knižničná budova by nemalo byť

• ohrozené sadaním (prepadávaním) terénu alebo povodňami;
• ohrozené vplyvom zemetrasení, prílivových vĺn alebo zosunov pôdy;
• ohrozené možnými požiarmi alebo explóziami zo susedných (okolitých) miest/objektov;
• v blízkosti miesta alebo budovy, ktoré priťahujú hlodavce, insekty a iných škodcov;
• v blízkosti tovární alebo zariadení emitujúcich škodlivé plyny, dym, prach, atď.;
• v zvlášť znečistenej oblasti;
• neďaleko strategických zariadení, ktoré by mohli byť cieľom v prípade ozbrojeného konfliktu.

Ak nemôžu byť tieto požiadavky splnené, treba pri konštrukcii budovy urobiť špeciálne opatrenia, aby sa zabránilo uvedeným možným hrozbám.

Aby sa minimalizovali škodlivé vplyvy pôsobenia slnečného žiarenia, treba venovať veľkú pozornosť orientácii budovy, jej umiestneniu v teréne a mikroklíme lokality.

1. Samostatnosť a bezpečnosť

Depot by mal byť zabezpečený proti krádeži, vlámaniu, vandalizmu a terorizmu. Bezpečnostné opatrenia by mali zabrániť podpaľačstvu. Depot by mal byť buď účelovo postavená samostatná budova alebo samostatná jednotka v rámci budovy.

Pre návštevníkov by mal byť určený len jeden vchod (do priestorov vyhradených pre verejnosť). Na zemedzenie vstupu neoprávnených osôb inými vchodmi sa musia prijať bezpečnostné opatrenia.

Poznámka 1 – Viac informácií o opatreniach proti podpaľačstvu sa nachádza v odkaze (1) v Bibliografii.

Núdzové východy musia byť konštruované tak, aby ich bolo možné ľahko otvoriť z vnútornej strany, nemôžu sa však dať otvoriť z vonkajšej strany.

Poznámka 2 – Je možné aplikovať národné predpisy týkajúce sa núdzových východov.

V záujme bezpečnosti a klimatickej zotrvačnosti (tepelnej a vlhkostnej) a tiež aby sa archívny a knižničný materiál ochránil pred vplyvom škodlivého svetla, depoty by nemali mať žiadne okná. Ak sa tam predsa nachádzajú okná, musia byť inštalované takým spôsobom, aby sa vylúčilo priame denné svetlo (pozri tiež 6.5).

2. Klimatická zotrvačnosť

Depot by mal byť konštruovaný tak, aby poskytoval presné a stabilné vnútorné prostredie s minimálnou závislosťou na mechanických systémoch. Toto sa môže čiastočne dosiahnuť konštrukciou obvodových stien, strechy a podlahy budovy z materiálov, ktoré čo možno najviac izolujú interiér od vonkajších klimatických zmien. Steny, podlahy a stropy vnútri depotu by mali byť vyhotovené z materiálov, ktoré majú vysokú tepelnú kapacitu. V tých oblastiach sveta, kde relatívna vlhkosť neprekračuje doporučované hodnoty v dlhom časovom horizonte, odporúčajú sa použiť stavebné materiály s vysokou hygroskopickou kapacitou. (pozri 6.7)

Poznámka 1 - Napr. tehla je materiál s vysokou tepelnou aj hygroskopickou kapacitou.

Poznámka 2 - Viac informácií o klimatickej zotrvačnosti sa nachádza v odkaze (2) v Bibliografii.

3. Vnútorná štruktúra a zaťaženie

Z dôvodov požiarnej bezpečnosti a účinnej klimatickej kontroly by mali byť priestory, používané ako depoty, rozdelené na menšie časti (oddelenia).

Steny (vrátane dverí), podlahy a stropy medzi jednotlivými miestnosťami a oddeleniami, a medzi depotmi a ostatnými priestormi budovy majú byť konštruované tak, aby zabránili rozšíreniu ohňa (a vody) do susedných priestorov. Doporučuje sa minimálne ich 2-hodinová ohňovzdornosť. Dvere by mali byť samozatváracie a mali by byť zatvorené (normálna poloha). Ak je nevyhnutné mať otvorené dvere pri bežnom používaní, mali by byť vybavené magnetickým zariadením, ktoré ich drží v otvorenej polohe a uvoľní ich, aby sa mohli automaticky zatvoriť v prípade aktivácie požiarno-poplašného/detekčného systému budovy. Použitiu prahov dverí by sa malo vyhnúť, ak to nie je absolútne nevyhnutné (napr. pre prípad prevencie pred zaplavením).

Materiály použité na všetky vnútorné povrchy nemajú byť horľavé, nemajú emitovať, priťahovať ani zadržovať prach. V prípade požiaru alebo z iných dôvodov, nemajú pri svojom rozklade uvoľňovať látky, ktoré by mohli škodiť uloženým materiálom, napr. kyslé plyny. Výber materiálov na povrchy má v prípade požiaru minimalizovať emisiu škodlivých látok, dymu a sadzí.

Pri konštruovaní podlaží sa musí brať do úvahy, že husto uložený archívny a knižničný materiál môže mať značnú hmotnosť. Expert - statik by mal vypočítať a doporučiť požiadavky na zaťaženie podlažia na základe hustoty a množstva uloženého materiálu.

Systémy na dodávku elektriny, plynu a najmä vody nemajú byť umiestnené v alebo blízko priestorov depotov, pokiaľ sa nevyžaduje ich prítomnosť pre nejakú špecifickú funkciu priamo spojenú s uloženými zbierkami. Inštalácie ovládajúce reguláciu tepla/vlhkosti, filtrácie vzduchu a ventilačné systémy majú byť napojené na centrálny zdroj. Táto miestnosť nemá byť umiestnená v tom istom požiarnom úseku ako depot a dáva sa prednosť jeho umiestneniu v separátnej budove.

Všetky časti budovy by mali byť vybavené požiarnym detekčným systémom napojeným na centrálny monitorovací panel. Takýto systém má automaticky reagovať na prítomnosť ohňa detekciou dymu (dymové detektory) alebo ostatných produktov horenia. Tepelné detektory ako jediná metóda detekcie by mali byť inštalované len v takých priestoroch, ako sú energetické zdroje, kde sú ostatné typy detektorov nevhodné alebo nevyhovujúce. Všetky časti budovy majú byť naviac vybavené mechanickými hlásičmi požiaru, ktoré môžu byť tiež použité na indikáciu prítomnosti požiaru.

Účinok detekčného systému má vyvolať:

• lokálny výstražný signál na ovládacom paneli s určením miesta, kde bol požiar zistený;
• zastavenie činnosti energetických systémov ako je klimatizácia alebo vykurovanie;
• automatický prenos varovného signálu na miestny požiarny útvar alebo centrálnu poplachovú stanicu;
• všeobecný požiarny poplachový signál v rámci celej budovy.

Centrálny požiarny poplachový ovládací panel by mal poskytovať možnosti sledovať všetky komponenty systému a mal by vizuálne ukazovať stav systému. Panely by mali byť umiestnené na výhodnom, centrálnom mieste, ktoré je sústavne sledované. Tam, kde nie je panel umiestnený pri alebo neďaleko pravdepodobného vstupu požiarnej jednotky, mal by tam byť umiestnený dodatočný panel pre potreby požiarnej jednotky.

Treba zvážiť výhody, ktoré ponúka automatický požiarny hasiaci systém. Požiarne hasiace systémy na báze plynu i vody sú akceptovateľné v depotoch.

Tam, kde sa používajú automatické požiarne hasiace systémy, tieto sa majú pravidelne prehliadať a udržiavať. Majú byť konštruované tak, aby minimalizovali poškodenie archívneho a knižničného materiálu v prípade požiaru a akcií na jeho uhasenie.

Tam, kde sa bude inštalovať protipožiarny systém používajúci na hasenie vodu, mali by sa urobiť aj opatrenia na rýchle odstránenie vody zo všetkých chránených priestorov. Šachty, schodištia a ostatné odtoky by mali byť uspôsobené tak, aby voda, ktorá uniká po hasení z jedného priestoru nemohla vstúpiť do ďalších priestorov a ohroziť ich. Viacpodlažné objekty, v ktorých sa nachádzajú depoty, by mali mať vodotesné podlažia a nemali by prepúšťať vodu.

Hasiace systémy na báze plynu by sa mali používať len pre menšie priestory, t.j. prerušované priestory, ktoré sa môžu vzduchotesne uzavrieť. (Z hľadiska požiarnej bezpečnosti sa v odbornej verejnosti často doporučuje  veľkosť jednotlivých depotov maximálne do 200 m² – poznámka prekladateľa.) Systémy používajúce halóny sú z dôvodov ochrany životného prostredia vylúčené. Oxid uhličitý by sa nemal používať pre priestory, v ktorých sa bežne nachádzajú ľudia.

Tam, kde nebude použitý automatický hasiaci systém, malo by sa nainštalovať nasledovné:

• hadica na kotúči alebo stojanoch v takej pozícii, že všetky časti budovy sú v maximálnej vzdialenosti 6 m od striekacej hubice naplno natiahnutej hadice;
• hydrantový systém alebo stúpacie potrubie vo všetkých budovách vyšších ako 30 m alebo tam, kde jedno podlažie presahuje 1000 m². Hydrant alebo stúpačka by mali byť umiestnené tak, že umožnia hasičskej jednotke napojiť sa na potrubie z vonkajšej strany budovy.

Prenosné hasiace prístroje musia byť k dispozícii vždy, dokonca aj v prípade, ak je inštalovaný automatický hasiaci systém. Tieto musia byť umiestnené na strategicky dôležitých miestach. Všetci zamestnanci by mali byť poučení a vycvičení ako ich správne používať. Ak sa očakáva, že pri hasení budú zamestnanci používať aj požiarne hadice, mali by byť vycvičení aj na ich správne používanie.

4. Bezpečnostná signalizácia proti vniknutiu

Monitorovaná bezpečnostná signalizácia proti vniknutiu by mala byť v archíve nainštalovaná.

5. Osvetlenie

Poškodenie spôsobené svetlom je kumulatívne. Intenzita, doba osvetlenia a spektrálna charakteristika akéhokoľvek osvetlenia v depotoch by mala byť kontrolovaná, aby sa minimalizovala degradácia archívnych a knižničných materiálov vplyvom svetla.

Depoty by nemali byť osvetlené dlhšie ako je nevyhnutná doby na vybratie a vrátenie dokumentov. Priame slnečné svetlo by malo byť vylúčené. V budove, ktorá nie je pôvodne konštruovaná ako depot, ale je adaptovaná na tieto účely, v ideálnom prípade by mali byť okná zablokované, ale minimálne aspoň zaclonené závesmi alebo žalúziami. Podobné zaclonenie sa doporučuje pre pracovne, verejné študovne a akékoľvek iné priestory, v ktorých sa pracuje s dokumentmi.

Osvetlenie by malo byť realizované

• žiarivkovým osvetlením, ktoré je vybavené difuzérmi na rozptýlenie svetla. Ak emitované žiarenie obsahuje ultrafialovú zložku v hodnote viac 75 μW/lm, každá žiarivka by mala byť vybavená ultrafialovým filtrom, ktorý znižuje relatívnu hodnotu ultrafialového žiarenia (s vlnovou dĺžkou pod 400 nm) pod túto úroveň; alebo
• žiarovkami, ktoré sú vybavené tepelnými absorbčnými filtrami. Minimálna vzdialenosť medzi lampou a objektom položeným na polici regálu by mala byť 500 mm; alebo
• osvetľovacím systémom optických vlákien, kde jednotka generujúca svetlo je umiestnená vo veľkej vzdialenosti od osvetľovaného objektu.

Poznámka 1 - Pomer medzi tokom žiarenia s vlnovou dĺžkou kratšou ako 400 nm (t.j. ultrafialové žiarenie) a celkovým svetelným tokom sa meria v mikrowatoch na lumen (μW/lm). VzhΎadom na ochranu dokumentov je maximálna akceptovateľná hranica pre ultrafialové žiarenie 75 μW/lm.

Pre osvetlenie každej sekcie by mali byť separátne vypínače.

Na ľahko prístupnom mieste vonku z depotu by mal byť centrálny vypínač s indikáciou, či sú všetky svetlá a ostatné elektrické obvody v depote vypnuté.

4. Vetranie a kvalita vzduchu

 

Depot by mal byť vetraný takým spôsobom, ktorý umožňuje voľnú cirkuláciu vzduchu v celom priestore, aby sa zabránilo vytvoreniu miest “nehybného vzduchu” so zvýšenou relatívnou vlhkosťou.

Ak toto nie je umožnené prirodzeným spôsobom, mal by sa inštalovať vetrací systém. Množstvo privádzaného čerstvého vzduchu závisí od lokálnych podmienok.

Osobitná pozornosť by sa mala venovať vetraniu okolo a vo vnútri regálov. Aby sa to mohlo zabezpečiť, minimálna vzdialenosť 150 mm by mala byť medzi podlahou a najnižšou policou regálu, ako aj medzi najvrchnejšou policou alebo horným okrajom objektu uloženom na vrchnej polici a stropom depotu. Rovnako medzi horným okrajom najvyššieho dokumentu (škatule) na každej polici regálu a spodkom police, ktorá sa nad ním nachádza, by mala byť minimálna vzdialenosť 50 mm. Uličky medzi regálmi tiež umožňujú vetranie (pozri tiež 6.8).

Vzduch v depotoch by nemal obsahovať škodlivé látky zo znečistenej atmosféry, kyslé a oxidujúce plyny a prach. Prijateľné maximálne limity najbežnejších látok znečisťujúcich vzduch sú uvedené v informatívnej prílohe A (Annex A). Je treba mať na pamäti, že niektoré materiály, ako napríklad plastické látky používané na zabalenie, farby a nátery stien a regálov, atď. môžu uvoľňovať škodlivé látky nielen pri horení (pozri 5.3 a 6.8), ale tiež pri svojom rozklade a odplyňovaní. Pri výbere materiálov na stavbu budovy, nábytok a zariadenia treba brať do úvahy aj množstvo plynov, ktoré by sa takto mohli uvoľňovať. Istý časový posun (až do niekoľkých týždňov, kým je odplyňovanie nových materiálov najvyššie) by sa mal dodržať predtým, ako sa nové budovy, nábytok a zariadenia dajú do užívania.

Poznámka – Fotografické, audiovizuálne a magnetické médiá sú zvlášť citlivé na oxidačné znečisťujúce látky, prašný vzduch a/alebo ďalšie aktívne komponenty. Optické disky sú tiež citlivé na oxidačné činidlá. Doporučuje sa separátne uloženie takýchto materiálov.

 

Kvalita vzduchu v depotoch by sa mala pravidelne monitorovať z hľadiska obsahu kyslých a oxidačných plynov a prachu. Frekvencia monitorovania by mala byť taká, aby umožnila objaviť zmeny počas ročných období či iné opakujúce sa zmeny v podmienkach kvality vzduchu. Takýto spôsob umožní jasnejšie vysvetlenie možných neštandardných zmien.

Ak sa používa systém filtrácie vzduchu, materiály použité na jeho filtráciu nesmú mať škodlivý vplyv na dokumenty. Filtračné systémy sa majú pravidelne udržiavať.

5. Klimatické podmienky v depotoch

 

Depoty pre archívne a knižničné materiály by sa mali udržiavať v chladnej teplote, v ideálnom prípade v budove konštruovanej podľa princípov klimatickej zotrvačnosti (pozri 5.2).

Relatívna vlhkosť vzduchu v depotoch pre archívne a knižničné materiály sa má udržiavať pod hodnotou, pri ktorej by sa mohla objaviť mikrobiologická aktivita.

Poznámka 1 – Podľa súčasnej úrovne poznania existuje zvýšené riziko mikrobiologickej aktivity pri relatívnej vlhkosti vzduchu nad 60% a zvýšené krehnutie pri nízkej relatívnej vlhkosti. O najnižšej prijateľnej hodnote vlhkosti pre dlhodobé uloženie archívnych a knižničných materiálov sa v súčasnosti diskutuje. Pre rôzne druhy materiálov sa doporučujú rôzne limity, nie je však zatiaľ žiadna všeobecná dohoda ani o hodnotách teploty ani vlhkosti. Zistilo sa, že trvanlivosť materiálov je vyššia pri nižšej teplote a nižšej relatívnej vlhkosti. Ako návod sa môžu použiť údaje uvedené v informatívnej prílohe B (Annex B).

 

Rýchle zmeny a kolísanie teploty a relatívnej vlhkosti majú negatívny vplyv na archívne a knižničné materiály a malo by sa im zamedziť. Cieľom má byť dosiahnutie čo najstabilnejšej teploty a relatívnej vlhkosti, ako je to možné.

V priestoroch majú byť inštalované prístroje na sledovanie teploty a vlhkosti, predovšetkým registračné prístroje, ktoré zaznamenávajú podmienky v rôznych časoch a obdobiach. Senzory majú byť umiestnené tak, aby poskytovali hodnoty, ktoré reprezentujú podmienky v depotoch, treba však vziať do úvahy aj extrémne alebo abnormálne podmienky, ktoré sa môžu vyskytovať, napr. neďaleko vonkajších stien alebo v blízkosti tepelného zdroja alebo vetrania.

Monitorovacie prístroje sa majú kalibrovať a rekalibrovať podľa inštrukcií výrobcu.

Ak sa materiál vyberie z uloženia v chladných podmienkach, má sa podrobiť aklimatizácii. Aby sa zamedzilo jeho expanzii a kontrakcii, mali by sa vytvoriť také podmienky, ktoré zabezpečia, že materiál ani neabsorbuje ani neuvoľňuje vlhkosť. Špeciálna pozornosť sa má venovať nebezpečenstvu približovania sa k rosnému bodu na povrchu objektu, ak dochádza k jeho premiestneniu do teplejšej miestnosti, alebo vo vnútri vzduchotesného obalu (sklo, plasty) pri premiestňovaní takýchto objektov z chladných podmienok uloženia.

Poznámka 2 – Pri premiestňovaní objektu z chladnej do teplej miestnosti, uspokojivá aklimatizácia sa môže dosiahnuť jeho umiestnením vo vzduchotesnom obale s minimálnym objemom vzduchu, až kým sa teplota objektu nezvýši na teplotu okolia (izbová teplota). Pri premiestňovaní objektu vo vzduchotesnom obale späť do chladného prostredia, obal by sa mal na istý čas odstrániť, až kým sa objekt neaklimatizuje.

6. Nábytok a zariadenie

V depote sa nemá nachádzať žiaden iný nábytok alebo zariadenia okrem toho, čo sa používa pri uložení alebo manipulovaní s dokumentmi. Používaný nábytok alebo zariadenie nemá mať ostré okraje alebo rohy, ani výčnelky na stranách kontaktu s uloženým dokumentom a nemá poškodzovať dokument pri kontakte.

Materiály používané na výrobu nábytku alebo zariadení nemajú byť horľavé, ani nemajú uvoľňovať, priťahovať alebo zadržiavať prach. Pri rozklade v prípade požiaru alebo z iných dôvodov nemajú uvoľňovať látky, ktoré sú škodlivé pre uložené materiály, napr. kyslé plyny. Výber materiálov má byť taký, aby v prípade požiaru minimalizoval emisiu škodlivých látok, dymu a sadzí.

Pre správne fungovanie princípov klimatickej zotrvačnosti (pozri 5.2), žiadny nábytok ani iné objekty sa nemajú umiestniť v tesnej blízkosti vonkajšej steny. Medzi objektom a stenou má byť vzdialenosť minimálne 200 mm.

Nosnosť musí byť dostatočná, aby zniesla zaťaženie plnej kapacity regálov (pozri 5.3). (Poznámka prekladateľa – POZOR – nosnosť musí byť taká, aby zniesla aj zaťaženie mokrého materiálu, ktorý v prípade hasenia vodou nasiakne a môže predstavovať až dvojnásobok hmotnosti suchého materiálu.) Regále majú byť dostatočne veľké, aby dokumenty neprečnievali za ich okraje.

Police pre normálne uloženie, napr. kníh, majú byť inštalované takým spôsobom, aby materiál mohol byť v prípade potreby uložený vertikálne. Materiál má byť uložený blízko pri sebe, nie však tak tesne, aby sa jednotliviny nemohli dať ľahko vyberať. Zariadenie na tieto účely má byť ľahko nastaviteľné. Pre knihy a papierové dokumenty bočný alebo vertikálny tlak na individuálny zväzok/dokument nemá presiahnuť 350 Pa pre bežné knihy a papierové dokumenty a 150 Pa pre elektrostatické kópie.

Aby sa umožnil ľahký prístup pri normálnom používaní i v núdzových situáciách, a aby sa umožnila dobrá cirkulácia vzduchu, dostatočný priestor by sa mal ponechať medzi samotnými regálmi (alebo blokmi regálov), ako aj medzi regálmi a stenami (pozri tiež 6.6). Ak je z dôvodov bezpečnosti prístup k regálom limitovaný, mali by sa na to použiť materiály umožňujúce cirkuláciu vzduchu, ako napr. mreže alebo dierované platne (steny).

6. Využívanie

V depotoch pre archívny a knižničný materiál je prísne zakázané fajčiť, jesť a piť. Nemajú sa tu vykonávať činnosti, ktoré nesúvisia s uložením dokumentov. V takýchto priestoroch má byť uložený len archívny a knižničný materiál (s výnimkou materiálov a zariadení pre záchranu materiálov v prípade havárií a katastrof).

Z bezpečnostných dôvodov by malo byť v každom oddelení depotu telefónne spojenie alebo iné komunikačné systémy.

2. Čistenie a dezinfekcia

 

Depot, jeho vetracie (vzduchotechnické) systémy a materiály v ňom uložené majú byť pravidelne čistené. Čistiace prostriedky nesmú byť škodlivé uloženým materiálom.

Materiály, ktoré sú uložené v depote, nemajú byť biologicky znečistené. Dokumenty, ktoré sú preberané prvý raz zvonka, majú byť pred uložením do depotov prehliadnuté. Každý objekt, ktorý je podozrivý z toho, že je znečistený, by mal byť očistený. Čistenie sa má vykonať pomocou vysávača vybaveného filtrom zachytávajúcim spóry plesní.

Poznámka – Všetky metódy dezinfekcie, ktoré používajú chemikálie alebo radiáciu môžu pravdepodobne poškodzovať materiál. Zmrazenie pri nízkej teplote (deep freezing) by mohlo byť považované za metódu na elimináciu zamorenia insektmi.

Na prehliadku, čistenie a dočasné uskladnenie dokumentov, ktoré môžu byť infikované sa má použiť izolovaná miestnosť.

3. Ochrana

 

Všetky dokumenty majú byť chránené. Stupeň ochrany závisí od stavu dokumentov a pravdepodobnosti frekvencie ich využívania. Väzby a škatule zhotovené na mieru, ako aj komerčné škatule, ochranné dosky alebo iné obaly poskytujú efektívny spôsob ochrany dokumentov. Akýkoľvek ochranný obal by mal uzatvárať a podporovať objekt, ktorý je v ňom uložený bez toho, aby vytváral naň neprimeraný tlak.

Papier na ochranný materiál v priamom kontakte s dokumentmi má spĺňať podmienky normy ISO 9706. Ochranné materiály nemajú obsahovať plastifikátor ani uvoľňovať kyslé a inak škodlivé plyny.

Poznámka – Na uloženie fotografických materiálov, na ktoré sa nevzťahuje táto medzinárodná norma, sa vzťahuje ISO 10214 (pozri Bibliografia č. 9). ISO 10214 sa môže aplikovať aj na iné kópie obsahujúce farbivá (napr. modrotlače).

Žiaden povrchovo neupravený kovový povrch nemá prísť do kontaktu s uloženým materiálom. Povrchová úprava nemá byť horľavá, ani uvoľňovať, priťahovať alebo zadržiavať prach. Pri rozklade v prípade požiaru alebo z iných dôvodov nemá uvoľňovať látky, ktoré sú škodlivé pre uložené materiály, napr. kyslé plyny. Výber materiálov má byť taký, aby v prípade požiaru minimalizoval emisiu škodlivých látok, dymu a sadzí.

4. Poloha uloženia

Knihy majú byť uložené vertikálne. Zväzky vyššie ako 400 mm by mali byť uložené horizontálne. Ak sú uložené na sebe, treba brať do úvahy ich hmotnosť. Na spodný zväzok by nemal pôsobiť nadmerný tlak (pozri Poznámku k 6.8) a kniha by sa mala dať ľahko vybrať a vrátiť späť.

Jednotlivé listy (mapy, plagáty, grafiky, kresby) majú byť vždy dobre chránené. Veľké formáty by mali byť uložené horizontálne v ochranných obaloch, škatuliach alebo zásuvkách. Jednotlivé listy, ktoré sú veľké alebo sa môžu ľahko poškodiť, by mali byť umiestnené v individuálnych obaloch alebo podložkách v rámci obalov. Veľkorozmerné jednotliviny, príliš veľké na to, aby boli umiestnené v takýchto obaloch, sa môžu zrolovať, ak je materiál dostatočne pevný aby vydržal rolovanie.

7. Havarijný plán

Pre systémy dlhodobého uloženia by sa mal vypracovať havarijný plán a odhad rizikových faktorov pre príslušnú budovu a zbierky a mal by sa s ním oboznámiť každý pracovník inštitúcie.

8. Výstavy

Vo všeobecnosti sa pre výstavy aplikujú tie isté požiadavky týkajúce sa klimatických podmienok, bezpečnosti, atď. ako pre depoty na uloženie dokumentov. Pretože výstavy predstavujú pre dokumenty zvýšené rizikové faktory, mali by byť obmedzené na minimum. Dokumenty by nemali byť trvalo umiestnené v expozíciách.

Pri výstave je povrch dokumentu vystavený dlhý čas účinkom svetla. Okrem toho, poškodenie dokumentu svetlom má kumulatívny účinok. Preto oboje, intenzita a trvanie pôsobenia svetla na dokument má byť znížené na minimum. Táto požiadavka je nevyhnutná najmä pre najcitlivejšie objekty ako sú moderné písacie atramenty, kyslý papier s obsahom drevoviny, farebné fotografie, kolorované tlače a kresby a pod. Svetelná hladina 50 lux na vystavených dokumentoch je dostatočná na ich prehliadku, ak je intenzita okolitého osvetlenia nižšia a oko návštevníka má dostatočný čas na to, aby sa prispôsobilo na zníženú úroveň osvetlenia. Žiarovky, ani žiadne iné svetelné zdroje produkujúce teplo, nemajú byť umiestnené ani vo vnútri ani blízko výstavných vitrín.

Namiesto dokumentov, ktoré sa opakovane požadujú pre výstavy, by sa mali poskytnúť vhodné faksimile.

ISO/DIS 11799

Poznámka – prvé tri číselné hodnoty sú prevzaté z citácie (5) v Bibliografii.

ISO/DIS 11799

1. Pri používaní uloženia s nízkymi teplotami sa musí zabezpečiť správna aklimatizácia materiálov, pozri [6,7]
2. Pre zbierky so zmiešanými médiami, napr. papier a pergamen uložené spolu, treba nájsť kompromisné hodnoty teploty a relatívnej vlhkosti
3. Alternatívne kombinácie teploty a relatívnej vlhkosti pre uloženie sú uvedené v norme ISO 12606

ISO/DIS 11799

Doporučuje sa, aby havarijný plán zahrňoval nasledovné oblasti:

• Spojenie s pohotovostným hasičským útvarom tak, aby poznali špecifické postavenie archívov a knižníc z hľadiska poškodenia ich zbierok vodou;
• Plán alebo náčrt budovy;
• Detaily miesta uloženia najvzácnejších a najdôležitejších materiálov alebo kde sa môžu koncentrovať takéto materiály;
• Kontaktné telefónne čísla na koordinátora v prípade havárie;
• Kontaktné telefónne čísla na expertov z oblasti konzervovania, ktorí pracujú v alebo pre inštitúciu;
• Kontaktné telefónne čísla na osoby, ktoré sú kvalifikované pre poradenskú činnosť pri záchrane poškodených archívnych a knižničných materiálov;
• Mená a telefóny zamestnancov inštitúcie, s ktorými je potrebné skontaktovať sa mimo normálneho pracovného času;
• Telefónne čísla spoločností a inštitúcií, ktoré by boli ochotné poskytnúť ďalšie pracovné sily v prípade havárie, napr. susedné inštitúcie, milícia;
• Telefónne čísla spoločností a inštitúcií, ktoré sú schopné poskytnúť kontajnery vhodné na prenos a zamrazenie poškodených materiálov;
• Telefónne čísla spoločností a inštitúcií, ktoré sú schopné poskytnúť možnosti zamrazenia;
• Telefónne čísla spoločností a inštitúcií, ktoré sú schopné poskytnúť zariadenia na odvlhčovanie;
• Telefónne čísla spoločností, ktoré ponúkajú obalové materiály.

Tento zoznam nie je vyčerpávajúci.

Pre ďalšie informácie pozri citácie [12] až [15] v Bibliografii.

6. ISO 3897: 1997 - Photography - Processed photographic plates - Storage practices.

7. ISO 5466: 1996 - Photography - Processed safety photographic films - Storage practices.

8. ISO 6051: 1997 - Photography - Processed reflection prints - Storage practices.