SVS-204-2000/00525

V súlade so zákonom NR SR č. 238/2000 Z. Z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 328/1991 Zb. o konkurze a vyrovnaní v znení neskorších predpisov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, ako aj v súlade s právnymi normami upravujúcimi oblasť správy registratúry a úschovy záznamov (písomností) (zákon SNR č. 149/1975 Zb. o archívnictve v znení neskorších predpisov, zákon SNR č. 563/1991 Zb. o účtovníctve v znení neskorších predpisov apod.) je likvidátor, resp. správca konkurznej podstaty povinný zabezpečiť odbornú správu záznamov zanikajúcej právnickej osoby.

Pri riešení odbornej správy záznamov zanikajúcej právnickej osoby odporúčame zvoliť nasledujúci postup:

1. oznámiť príslušnému štátnemu archívu, Archívu mesta Bratislavy, Archívu mesta Košíc (ďalej len "archív"), do pôsobnosti ktorého zanikajúca právnická osoba v rámci predarchívnej starostlivosti patrí, rozhodnutie o zániku, resp. začatí konkurzného konania (termín, meno a priezvisko zamestnanca povereného jej likvidáciou),

2. zabezpečiť prípravu a realizáciu riadneho vyraďovacieho (skartačného) konania (vyraďovanie záznamov uložených v registratúrnom stredisku/ústrednej spisovni, ako aj v príručných registratúrach organizačných útvarov zanikajúcej právnickej osoby) pod metodickým usmerňovaním zamestnancov archívu.

Po roztriedení záznamov podľa registratúrneho plánu zanikajúcej právnickej osoby:

• vypracovať zoznamy záznamov charakteru "A" určených do trvalej archívnej starostlivosti, a to bez ohľadu na dobu ich vzniku (teda i tých, ktorým neuplynula lehota uloženia),
• vypracovať zoznamy záznamov charakteru "S" (určených na zničenie), ktorým uplynuli lehoty uloženia,
• vypracovať zoznamy záznamov charakteru "S", ktorým neuplynuli ich lehoty uloženia (tzv. živá registratúra),
• zaradiť po odbornom posúdení do týchto skupín aj prekvalifikované záznamy pôvodne charakteru "V" (výber -záznamy, ktorých hodnota nebola v čase ich vzniku jednoznačná),
• pripraviť návrh na vyradenie (súčasťou návrhu sú zoznamy záznamov charakteru "A" a charakteru "S", ktorým uplynuli lehoty uloženia) a predložiť ho na schválenie archívu,
• po vykonaní odbornej archívnej prehliadky zamestnancami archívu a vydaní ich súhlasu odovzdať záznamy charakteru "S", ktorým uplynuli ich lehoty uloženia na zničenie a odovzdať záznamy charaketru "A" na základe súhlasu archívu a na základe preberacieho protokolu (na vlastné náklady) do trvalej archívnej starostlivosti archívu.

3. Záznamy charakteru ,,8", ktorým neuplynuli lehoty uloženia (tzv. živá registratúra) odovzdá likvidátor, resp. správca konkurznej podstaty na základe zmluvnej dohody a preberacieho protokolu do úschovy vybranej špecializovanej právnickej osobe - "miestu uloženia záznamov nearchívnej povahy". Táto právnická osoba preberie aj všetky záväzky súvisiace s odbornou správou týchto záznamov.

Likvidátor, resp. správca konkurznej podstaty oznámi archívu presnú adresu (vybraného "miesta uloženia"), na ktorej sú záznamy uložené; komu boli odovzdané, resp. odovzdá archívu kópiu zmluvy o odovzdaní a uložení záznamov. Archívu tiež odovzdá jeden exemplár preberacieho protokolu.

Miesto uloženia záznamov nearchívnej povahy, ktoré prevzalo do úschovy záznamy charakteru ,,8" zanikajúcej právnickej osoby, je povinné po uplynutí lehôt uloženia týchto záznamov vykonať riadne vyraďovacie (skartačné) konanie.

Vypracuje zoznamy záznamov a návrh na ich vyradenie, ktorý predloží na schválenie archívu. Po odbornej archívnej prehliadke vykonanej zamestnancami archívu postupuje podľa ich rozhodnutia.

K tomuto postupu odporúčame miesto uloženia záznamov nearchívnej povahy zaviazať v zmluve o odovzdaní a uložení záznamov.

4. Ak mala zanikajúca právnická osoba zriadený podnikový archív archívne dokumenty právnych predchodcov zanikajúcej právnickej osoby, ako aj neuzatvorený archívny fond zanikajúcej právnickej osoby, ktoré sú uložené v jej podnikovom archíve, prevezme po dohode s archívom a na základe preberacieho protokolu do trvalej archívnej ; starostlivosti príslušný štátny archív.